Le syndic passe contrat avec le syndicat des copropriétaires. Si ce contrat est régi par la liberté contractuelle, il est encadré par la loi.

1. Ce que ne peut pas faire le syndic de copropriété;
2. Ce que doit obligatoirement faire le syndic de copropriété;
3. Les tâches courantes du syndic de copropriété;
4. Le compte-rendu de gestion du syndic de copropriété, le quitus.

1. Ce que ne peut pas faire le syndic de copropriété

Ce que ne peut pas faire le syndic est prévu par les textes (loi du 10 juillet 1965 et décret du 17 mars 1967) :

• Interdiction de se faire substituer

  L'article 18 de la loi dit  :
  "...
  "Seul responsable de sa gestion, il ne peut se faire substituer. L'assemblée générale peut seule autoriser, à la majorité prévue par l'article 25, une délégation de pouvoir à une fin déterminée.
  ..."
  Toutefois, selon l'article 30 du décret :
  "A l'occasion de l'exécution de sa mission, le syndic peut se faire représenter par l'un de ses préposés."
  

• Interdiction de présider l'assemblée générale ou de recevoir des mandats

  L'article 22 de la loi dit :
  "...
  Le syndic, son conjoint, et ses préposés ne peuvent présider l'assemblée ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire."
  
  

• Interdiction d'être membre du conseil syndical

  L'article 21 de la loi dit :
  "...
  Le syndic, son conjoint, ses ascendants ou descendants, ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical. Les dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables aux syndicats coopératifs.
  ..."
  

2. Ce que doit obligatoirement faire le syndic de copropriété

• Le syndic de copropriété doit inscrire l'hypothèque légale du syndicat

  L'article 19 de la loi dit :
  "Les créances de toute nature du syndicat à l'encontre de chaque copropriétaire sont, qu'il s'agisse de provision ou de paiement définitif, garanties par une hypothèque légale sur son lot. L'hypothèque peut être inscrite soit après mise en demeure restée infructueuse d'avoir à payer une dette devenue exigible, soit dès que le copropriétaire invoque les dispositions de l'article 33 de la présente loi.
  Le syndic a qualité pour faire inscrire cette hypothèque au profit du syndicat : il peut valablement en consentir la mainlevée et requérir la radiation, en cas d'extinction de la dette, sans intervention de l'assemblée générale.
  ..."
  
  

• Le syndic de copropriété doit faire l'opposition de l'article 20

  L'article 20 de la loi prévoit :
  "Lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, et si le vendeur n'a pas présenté au notaire un certificat du syndic ayant moins d'un mois de date, attestant qu'il est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, avis de la mutation doit être donné par le notaire au syndic de l'immeuble par lettre recommandée avec avis de réception dans un délai de quinze jours à compter de la date du transfert de propriété. Avant l'expiration d'un délai de quinze jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former au domicile élu, par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds dans la limite ci-après pour obtenir le paiement des sommes restant dues par l'ancien propriétaire.
  ..."
  Cette action permet au syndicat des copropriétaires la mise en oeuvre du privilège dont il bénéficie.
  

3. Les tâches courantes du syndic - les attributions du syndic de copropriété

Les tâches du syndic sont définies par l'article 18 de la loi et les articles 28 à 39-1 du décret.

-  Le syndic doit assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale;

- Le syndic doit administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à sa conservation;

- Le syndic doit établir et de tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret;

- Le syndic doit établir le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre au vote de l'assemblée générale et de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat;

- Le syndic doit établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, de les soumettre au vote de l'assemblée générale et de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat;

- Le syndic doit soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun, susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale. Cette décision est prise à la majorité de l'article 25;

- Le syndic doit ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut en décider autrement à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1 lorsque l'immeuble est administré par un syndic professionnel.

La méconnaissance par le syndic de cette obligation emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu'il aurait passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables.;

- Le syndic doit soumettre au vote de l'assemblée générale, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, la décision d'ouvrir ou non un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel seront versées toutes les sommes ou valeurs reçues par ce dernier. Cette décision est prise à la majorité mentionnée à l'article 25. Le syndic dispose d'un délai de six mois pour exécuter la décision de l'assemblée générale lorsqu'elle a pour effet de modifier les modalités de dépôt des fonds du syndicat. Faute par le syndic de faire délibérer l'assemblée sur l'ouverture ou non d'un compte séparé dans les conditions ci-dessus définies, son mandat est nul de plein droit ; toutefois, les actes qu'il aurait passés avec les tiers de bonne foi demeurent valables;

- Le syndic doit représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice dans les cas visés aux articles 15 et 16 ci-dessus, ainsi que pour la publication de l'état descriptif de division du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes, sans que soit nécessaire l'intervention de chaque copropriétaire à l'acte ou à la réquisition de publication;

- Le syndic doit convoquer l'assemblée générale au moins une fois par an;

- Le syndic rédige l'ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires, envoie la convocation à l'assemblée générale en y incluant les documents qui doivent être annexées, prépare et tien la feuille de présence, et, en principe, assure le secrétariat de l'assemblée générale (voir);

- Le syndic notifie aux copropriétaires opposants ou défaillants, dans les deux mois, le procès-verbal de l'assemblée générale;

- Le syndic s'occupe du recrutement et de la gestion du personnel de la copropriété.
Le personnel de la copropriété est employé par le syndicat des copropriétaires. En pratique, le syndicat ne peut pas s'occuper de faire passer des entretiens d'embauche, licencier le personnel...
C'est pourquoi le personnel employé par le syndicat des copropriétaires est géré par le syndic. Un copropriétaire ne peut pas donner des instructions à un employé du syndicat des copropriétaires.

- Le syndic doit assurer l'immeuble.
Il convient de distinguer l'assurance prise pour les risques courants et en cas de travaux.

o Pour les risques courants, on distingue l'assurance pour les dommages et l'assurance de responsabilité.
Les dommages à assurer sont notamment : l'incendie, le dégât des eaux.
Il est préférable de couvrir une assurance couvrant les parties communes et privatives et de vérifier que la police contient une clause de renonciation à recours contre les copropriétaires.
La prudence doit également conduire à une assurance écartant la règle de proportionnalité.

o Les responsabilités à assurer sont notamment les agissements des préposés du syndicat des copropriétaires, la responsabilité civile du syndicat, les agissements du conseil syndical...

Indépendamment de l'assurance de l'immeuble, chaque copropropriétaire doit assurer son lot.

4. Le compte-rendu de gestion du syndic de copropriété, le quitus

En tant que mandataire, le syndic de copropriété doit rendre compte de sa gestion.  Il envoie à chaque copropriétaire, un relevé de comptes suivant la périodicité définie par le règlement de copropriété.

Le conseil syndical contrôle, avant l'assemblée générale, les comptes du syndic.

A partir du moment où les comptes sont approuvés, les charges doivent être acquittées.

Le syndic rend compte de sa gestion au syndicat des copropriétaires. Il n'a pas à rendre compte à un copropriétaire pris individuellement.

A partir du moment où le quitus est donné, le syndicat des copropriétaires ne pourra plus rechercher la responsabilité du syndic pour les points pour lesquels le quitus a été donné.