Recommandation relative aux convocations, aux assemblées générales et à l'ordre du jour

1.1. LA COMMISSION.

Considérant que l'article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 est rédigé en ces termes : La convocation contient l'indication des lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l'ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée. A défaut de stipulation du règlement de copropriété ou de décision de l'assemblée générale, la personne qui convoque l'assemblée fixe le lieu et l'heure de la réunion. La convocation rappelle les modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu'elles ont été arrêtées par l'assemblée générale en application de l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Sauf urgence, cette convocation est notifiée au moins quinze jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de copropriété n'ait prévu un délai plus long. Sous réserve des stipulations du règlement de copropriété, l'assemblée générale est réunie dans la commune de la situation de l'immeuble.

Considérant que l'article 11 du même décret dispose notamment que :

Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour :

5° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions visées aux articles (décret n° 86-768 du 9 juin 1986) « 18 (4e tiret de l'alinéa 1 et alinéa 2) », 25 a et b, 30 (alinéas 1er et 2), 35 et 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965, ou à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;

Attire L'attention des rédacteurs des convocations sur la distinction opérée par ces dispositions entre les « questions » (article 9, alinéa 1er) soumises à la délibération de l'assemblée et les « projets de résolution » (article 11, 5°) à notifier, au plus tard, en même temps que l'ordre du jour.

Recommande, en conséquence, de respecter cette distinction en réservant l'ordre du jour pour l'inscription des questions proprement dites et en faisant figurer les projets de résolutions au nombre des « notifications complémentaires ».

1.1.1. Recommandations relatives aux questions à inscrire à l'ordre du jour pour être soumises à la délibération de l'assemblée générale.
1.1.1-1. LA COMMISSION RECOMMANDE
De libeller ces questions de manière aussi précise que possible en évitant les formules vagues ou équivoques (telles que, par exemple : « problèmes des parties communes, sécurité de l'immeuble, travaux de couverture »... ) afin de permettre l'adoption de véritables « décisions » dont la portée soit indiscutable ;
De séparer les questions soumises à la délibération de l'assemblée générale de manière à assurer la clarté des votes ;
De ne pas porter à l'ordre du jour des « questions diverses » qui ne peuvent donner lieu à aucune décision de l'assemblée générale ; mais rien ne s'oppose à ce que des « questions » non inscrites à l'ordre du jour fassent l'objet d'échanges de vues, notamment dans la perspective de leur inscription à l'ordre du jour d'une prochaine assemblée générale ou pour obtenir de l'assemblée générale un avis sur les questions relevant des seuls pouvoirs du syndic ;
S'il s'agit de l'« étude » d'une question (par exemple, de travaux importants à entreprendre), la Commission recommande de préciser que cette « étude » ne peut donner lieu à une « décision » ; mais s'il est envisagé d'engager des frais pour la réalisation de cette étude, ce point doit être précisé dans l'ordre du jour avec fixation d'une somme limite; dans tous les cas, il convient que les documents puissent être joints à la convocation dans les conditions ci-après recommandées ;
En ce qui concerne plus particulièrement la question du « renouvellement » du syndic dont les fonctions parviennent à leur terme.

1.1.1-2. LA COMMISSION :

Vu l'article 28 du décret du 17 mars 1967 en ses alinéas 2 et 3 ainsi rédigés :

La durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois années. Toutefois, pendant le délai prévu à l'article 1792 du Code civil, elle ne peut dépasser une année lorsque le syndic, son conjoint, leurs commettants ou employeurs, leurs préposés, leurs parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus ont, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, même par personne interposée, participé à la construction de l'immeuble.

L'assemblée générale peut renouveler les fonctions du syndic dans les conditions fixées à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, pour les durées prévues à l'alinéa précédent.

Vu la jurisprudence selon laquelle les fonctions du syndic cessant de plein droit à l'expiration de la durée de son mandat, il n'a plus alors le pouvoir de convoquer l'assemblée générale ;

Vu les dispositions d'ordre public de l'article 25 c de la loi du 10 juillet 1965, excluant, en principe, toute possibilité de mandat tacite.

Recommande :
que la question portée à l'ordre du jour utilise conjointement les termes de « renouvellement des fonctions du syndic ou désignation d'un nouveau syndic ».
également et de manière pressante aux syndics de convoquer l'assemblée générale de telle manière que la nouvelle désignation intervienne en temps utile.

1.1.2. Recommandations relatives à la notification des projets de résolution et plus généralement, des « Notifications complémentaires ».

1.1.2-1. LA COMMISSION.

Considérant que l'article 11 du décret du 17 mars 1967 dispose notamment que :

Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour :

4° Les conditions essentielles du contrat proposé, lorsque l'assemblée est appelée à approuver ou à autoriser une transaction, un devis ou un marché pour la réalisation de travaux ou l'un des contrats visés aux articles 25 d et 26 a de la loi du 10 juillet 1965 et aux articles 29 et 39 du présent décret ;

5° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions visées aux articles (décret n° 86768 du 9 juin 1986) « 18 (4° tiret de l'alinéa 1 et alinéa 2) », 25 a et b, 30 (alinéas 1er et 2), 35 et 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965, ou à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;

(décret n° 86-768 du 9 juin 1986) « 6° L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ».

Recommande :
Relativement aux « conditions essentielles du contrat proposé lorsque l'assemblée générale est appelée à approuver... un devis ou un marché pour la réalisation de travaux que plusieurs contrats ou devis soient toujours demandés et que leur synthèse - avec proposition du meilleur contrat ou devis - soit faite par le syndic ou le conseil syndical ; il convient, en outre de joindre l'avis du conseil syndical prévu au 6° dont il sera question ci-après.
Relativement au projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée... à autoriser le syndic à introduire une demande en justice, la Commission rappelle d'abord le caractère d'ordre public de l'article 55 du décret du 17 mars 1967 qui a pour conséquence de sanctionner le défaut de pouvoir du syndic de la nullité pour irrégularité de fond - nullité qui peut être invoquée par les parties assignées même non copropriétaires ; elle recommande de rédiger les projets de résolution en tenant compte de la spécialité du mandat du syndic ce qui impose, pour les actions en justice dont l'objet est de mettre en jeu les garanties des constructeurs, que les désordres pour la réparation desquels l'action est introduite soient exactement décrits ; en revanche, l'habilitation peut être donnée de poursuivre les « responsables des désordres » sans plus de précision.
Envisageant le cas particulier où l'autorisation est donnée pour la mise en oeuvre de la saisie en vue de la vente d'un lot, la commission rappelle que cette autorisation doit être donnée préalablement à la signification du commandement et qu'elle doit déterminer le montant de la mise à prix.
Relativement à la notification de l'avis rendu par le conseil syndical, lorsque sa consultation est obligatoire en application du 2e alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, modifiée (Décret 1967, art. 11-6°) ;

1.1.2-2. LA COMMISSION

Rappelle d'abord le texte de l'alinéa en question :

L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire.

Estime que la consultation du conseil syndical « rendue obligatoire » ne dispense pas de l'obtention d'une décision de l'assemblée générale autorisant la conclusion des marchés et contrats.

Recommande en conséquence :
que l'assemblée générale soit invitée à délibérer pour arrêter le montant à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire ;
que le conseil syndical soit saisi au-delà de ce montant ;
que son avis soit joint à la convocation pour être transmis à l'assemblée

Voir également : convocation de l'assemblée générale