Après avoir été convoquée, l'assemblée générale se tient et délibère.

Les délibérations de l'assemblée générale font l'objet d'un procès-verbal qui va être notifié aux copropriétaires. Il existe des limitations aux pouvoirs des assemblées générales qui peuvent être contestées.

La tenue de l'assemblée générale est encadrée par un formalisme important.

1. La feuille de présence à l'assemblée générale des copropriétaires;
2. Election du Président, des scrutateurs et du secrétaire de l'assemblée générale des copropriétaires;
3. Règles de représentation des copropriétaires pendant l'assemblée générale des copropriétaires;

1. La feuille de présence à l'assemblée générale des copropriétaires

L'article 14 du décret du 17 mars 1967 fait obligation de tenir une feuille de présence. Elle est établie par l'auteur de la convocation. La feuille de présence :

- peut contenir plusieurs feuillets;
- indique pour chaque copropriétaire, son nom ou celui de son mandataire;
- précise le nombre de voix dont chaque copropriétaire dispose en tenant compte de la réduction éventuelle de l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 et de la spécialisation des votes prévue à l'article 24 de la même loi;
- est émargée par chaque copropriétaire, associé présent ou son mandataire;
- est certifiée exacte par le Président de l'assemblée générale;
- peut être tenue sous forme électronique dans les conditions prévues à l'article 1316 du code civil.

Selon l'article 33 du décret du 17 mars 1967, le syndic délivre des copies ou extraits qu'il certifie conformes, des procès-verbaux des assemblées générales et des annexes.

2. Election du Président, des scrutateurs et du secrétaire de l'assemblée générale des copropriétaires

Selon l'article 15 du décret du 17 mars 1967, l'assemblée générale désigne au début de chaque réunion, son président et s'il y a lieu un ou plusieurs scrutateurs.

a) Le Président

- Qui peut être Président ?
Peut être élu Président : un copropriétaire, un associé ou leurs mandataires.
Le syndic, son conjoint ou ses préposés ne peuvent, en aucun cas, présider l'assemblée, à peine de nullité de l'assemblée générale des copropriétaires. L'administrateur provisoire désigné par le Président du TGI ne peut non plus présider l'assemblée.

- La désignation du Président est soumise au vote de l'assemblée générale des copropriétaires.

- La commission relative à la copropriété dans sa 4ème recommandation a défini le rôle du Président de l'assemblée générale:

- ouvrir la séance;
- effectuer la remise des mandats, qui auraient été adressés en blanc au syndic, aux copropriétaires présents qui les acceptent dans le respect des règles de l'article 22 de la loi. Le mandataire de plusieurs propriétaires sera considéré comme représentant autant de propriétaires que de mandants pour le calcul de la majorité de l'article 26 en "membres du syndicat", rappel étant fait que si un de ces copropriétaires possède plusieurs lots, il est compté pour une seule tête;
- de vérifier la feuille de présence et, avant de la certifier, de régler les questions suivantes:

o survenance d'une mutation intervenue entre le jour d'envoi de la convocation à l'assemblée générale et le jour de la réunion de l'assemblée rendant nécessaire une modification de la feuille de présence;
o changements de domicile des copropriétaires à mentionner sur la feuille de présence;
o en cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, de s'assurer de la présence du mandataire commun ou de l'existence d'une clause du règlement de copropriété réglant la question;
o de constater que les documents visés par l'article 11 du décret étaient joints à la convocation (voir à ce sujet la recommandation n° 1).

b) Les scrutateurs

A propos des scrutateurs, le décret du 17 mars 1967 dit que l'assemblée générale désigne un ou plusieurs scrutateurs s'il y a lieu.

Si le règlement de copropriété prévoit un nombre précis de scrutateurs, ceux-ci devront être élus le jour de l'assemblée, à peine de nullité. Le non respect du nombre de scrutateurs est une cause de nullité de l'assemblée générale.

Le scrutateur est chargé de veiller au respect des majorités de vote, du contrôle des voix exprimées, du détail des votes et des arrivées et départs signalés des copropriétaires...

c) Le secrétaire

L'article 15 du décret du 17 mars 1967 dit que "Le syndic assure le secrétariat, sauf décision contraire de l'assemblée". La décision contraire doit être votée à la majorité de l'article 24.

3. Règles de représentation des copropriétaires pendant l'assemblée générale des copropriétaires

Les règles de représentation du copropriétaire sont définies par l'article 22 alinéa 3 et 4 de la loi du 10 juillet 1965 qui dit :

"...Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 5 % des voix du syndicat. Le mandataire peut, en outre, recevoir plus de trois délégations de vote s'il participe à l'assemblée générale d'un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire.
Le syndic, son conjoint, et ses préposés ne peuvent présider l'assemblée ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire."

a) Un copropriétaire peut choisir n'importe quelle personne pour le représenter. Le mandataire n'est pas forcément membre du syndicat;

b) Le mandat doit être écrit et signé;
Le mandat peut être donné sans condition particulière.
Il peut également contenir des directives de vote ou limiter le vote du mandataire à certaines résolutions.
Généralement le mandat est donné pour une assemblée déterminée à telle date. C'est un mandat spécial.

Un mandat général non limité n'est valable que pour les actes de gestion. Seuls le mandat spécial permet de voter des actes de disposition.

c) Le mandataire peut déléguer son mandat à un sous-mandataire. Le cas se présente notamment lorsqu'un copropriétaire reçoit plus de trois mandats. Le mandat peut interdire la délégation à un sous-mandataire;

d) Le syndic, son conjoint (ou partenaire pacsé) et ses préposés ne peuvent être mandataires;

e) Le syndic reçoit quelquefois des mandats en blanc. Le syndic ne peut distribuer ces mandats car il se comporterait comme un mandataire. La solution de la commission relative à la copropriété dans sa recommandation n°4 préconise que les pouvoirs en blanc soient remis à un copropriétaire ou à l'un des mandataires présents sans que le syndic les attribue personnellement.

f) Si le lot est indivis, l'article 23 alinéa 2 de la loi prévoit : "...En cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, les intéressés doivent, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, être représentés par un mandataire commun qui sera, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic."

Il est admis qu'une personne mariée bénéficie d'un mandat tacite de son conjoint.

g) Le principe est qu'un mandataire ne peut pas recevoir plus de trois mandats. L'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 a prévu deux exceptions si :

- le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 5 % des voix du syndicat.
- il participe à l'assemblée générale d'un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire.

En cas de non respect des règles sur la limitation des mandats, en dehors des exceptions prévues ci-dessus, l'ensemble de l'assemblée générale pourrait être annulée.

Un mandat irrégulier peut entrainer l'annulation de l'assemblée générale, même si l'utilisation du mandat irrégulier n'a pas eu d'influence sur le vote de l'assemblée générale des copropriétaires.

Voir également : Convocation de l'assemblée générale, règles de majorité applicables lors des assemblées générales.